“Non sempre cambiare equivale a
migliorare, ma per migliorare bisogna cambiare”.
Proprio con questa citazione di
Winston Churchill, voglio commentare e analizzare il percorso lavorativo che
svolgo all’interno dello StudioFanelli da ormai diversi anni.
Il cambiamento nella vita
spaventa, rivoluziona e il più delle volte si fa fatica ad accettarlo.
Questo lo si può rapportare come
nel nostro caso, nella vita lavorativa, come è successo alla maggior parte
degli studi di Amministrazione condominiale, migrando da un gestionale ad un
altro.
Sono oltre tre anni che utilizziamo
Danea DomusStudio all’interno dello studio.
Non so se definirlo uno dei
gestionali informatici migliori nella mia piccola esperienza lavorativa, ma
posso affermare che ad oggi dopo la “rivoluzione” di un gestionale nuovo, dopo
aver cliccato a “caso” funzioni sconosciute, e aver avuto fiducia nel mio
datore di lavoro, il cambiamento è stato più che positivo.
Tutti siamo legati alla “carta”,
soprattutto in questo tipo di lavoro, ma la novità è stata proprio questa, non
sentire la stampante far rumore in continuazione e non aver la scrivania
occupata da pile di documenti.
Ad oggi riusciamo a scannerizzare
o semplicemente ad allegare un file pdf direttamente all’interno del portale,
come viene indicato nel libro.
Si ricevono meno chiamate
da parte dei condomini grazie all’applicazione MIOCONDOMINIO, dove vengono
pubblicati i dati personali del condomino stesso, agevolando il lavoro di noi
collaboratrici alla domanda:
“Mi può far sapere
la mia situazione delle rate?”
Difatti, grazie agli accessi che possono
effettuare in completa autonomina, i condòmini, possono visualizzare la propria
situazione contabile.
Questo metodo però porta un
piccolo svantaggio, il condomino pensa o delle volte pretende, che il
pagamento da lui effettuato, sia automaticamente visto/registrato sull’applicazione.
Questo non è possibile!
Quindi qual è il rimedio che
possiamo adottare? Semplice, abituare il condomino che le entrate
vengono contabilizzate dopo TOT giorni.
Il vantaggio del sistema, è la riconciliazione
bancaria/postale tramite il file CBI che permette di registrare
direttamente dall’estratto conto. (preferibilmente alla fine del mese
precedente)
Un altro aspetto positivo, per il
mio metodo di lavoro, è il bilancio individuale, in quanto tempestivamente riesco a
dare una risposta al condòmino per quanto riguarda il “saldo anno precedente”,
per la registrazione di una rata della gestione ormai chiusa.
Infine la gestione dell’invio
delle convocazioni e verbali, riesco a tenere sotto controllo
l’invio delle email e la ricezione della stessa.
Tutto viene convocato/inviato
tramite il gestionale.
Avendo inserito correttamente
nelle anagrafiche le email dei condòmini, invertire il Flag per chi l’invio
deve essere effettuato tramite raccomandata o postalizzato, diventa tutto molto
semplice.
Posso stampare la distinta, cosi
di mandare l’amministratore con la cartella dell’assemblea completa di ogni
documento utile necessario all’incontro.
Mi sono soffermata su questi
aspetti che sembrano banali ma fondamentali per la gestione di uno studio
da parte dei collaboratori.
Ovviamente il gestionale non si
ferma solo su questo, come avrete letto nelle precedenti pagine, c’è tanto
tanto altro…
